本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。

本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家密碼管理局提出并歸口。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位:國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室、中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人:任守信、錢毅、劉越男、梁凱、李澤鋒。

電子文件(ElectronicRecords)是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中,通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。電子文件生命周期中的任何管理行為均應(yīng)以維護(hù)文件與業(yè)務(wù)活動(dòng)、文件之間以及文件組成部分之間的聯(lián)系為基本原則,這些管理行為最終都要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。電子文件管理系統(tǒng)(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)是應(yīng)用于電子文件形成單位,旨在捕獲電子文件并實(shí)施維護(hù)、利用和處置的專業(yè)系統(tǒng)。

為指導(dǎo)電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)和使用,提升系統(tǒng)環(huán)境下文件管理的規(guī)范化水平,現(xiàn)借鑒國(guó)際上同類標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合我國(guó)電子文件管理實(shí)際,制定本標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了電子文件管理系統(tǒng)(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)通用的功能性要求,不包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施的具體要求,不規(guī)定實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的平臺(tái)和具體技術(shù),不規(guī)定詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則,也不規(guī)定系統(tǒng)測(cè)試相關(guān)事項(xiàng)。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)、使用和評(píng)估,適用于相關(guān)企業(yè)和科研院所開展相關(guān)的科研和教學(xué)活動(dòng)。